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EVOLUCIÓN DE LA PLANIFICACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA EMPRESA

 

Fase I: La introducción de la informática en la organización

 

La aparición masiva de la informática en la empresa tuvo aparición a partir de los años sesenta. Los ordenadores eran aparatos muy complejos y requería de especialistas. Esta situación condujo al aislamiento progresivo del departamento de Proceso de Datos (PD) del resto de la organización, informática se limitaba a servir las demandas de mecanización de los procesos administrativos, donde los usuarios se abstenían en involucrarse.

 

El objetivo principal de los directivos era la reducción de los costes del proceso de información, por lo tanto la elaboración formal de Planes de Proceso de Datos no existía ni era necesaria en general.

 

Fase II: Expansión anárquica de las aplicaciones informáticas

 

En este estadio no es raro encontrar incipientes sistemas de información formados por multitud de aplicaciones transaccionales disjuntas, a veces interconectadas por otras aplicaciones que les sirven de canal de comunicación. La disfuncionalidad es manifiesta, tanto desde el punto de vista puramente técnico como, y más importante, desde el punto de vista de empresa. El departamento encargado de los Sistemas de Información (que ya se empieza a llamar comúnmente SI y no de Informática) sigue siendo el responsable de asignar recursos y prioridades a las diferentes peticiones de las unidades funcionales. Los criterios seguidos en estas asignaciones no tienen por qué ser coherentes con los objetivos estratégicos de la compañía, que son en muchos casos desconocidos para el responsable de SI. Entre las razones más frecuentemente usadas para la asignación de recursos destacan: 1) La facilidad de implementación, 2) La novedad y atractivo tecnológico (para el departamento de SI), 3) El poder de la unidad funcional solicitante en la organización, y 4) El coste del desarrollo a realizar.

 

Fase III: Coordinación SI-objetivos de la empresa

 

Esta manera de funcionar, con la intervención directa de la dirección de la compañía en la toma de decisiones del departamento de SI es claramente incoherente con las funciones que en principio debería tener el responsable de SI, ya que se produce una dilución de responsabilidades y crea confusión sobre quien ostenta la responsabilidad de las decisiones tomadas.

 

Una forma de solucionar esta anómala situación pasa por el desarrollo de procedimientos formales de planificación de SI análogos a los que la compañía seguramente utiliza para planificar otros sistemas.

 

A partir de este momento se establecen planes sistemáticos de definición de necesidades de información coherentes con los objetivos estratégicos de las unidades funcionales de la compañía.  Se esta procediendo a <derribar la pared>  entre los objetivos estratégicos de la empresa y la planificación de los sistemas de información. En ocasiones, el cambio de procedimiento de planificación de SI no se puede realizar de forma evolutiva debido a las resistencias organizacionales y culturales de la empresa en su conjunto, y hace falta una actuación explícita de la alta de dirección para implementar <una nueva manera de hacer las cosas en Informática>. Las secciones que siguen presentan detalles y ejemplos de cómo llevar a cabo la tarea de planificar el SI, y adelantamos aquí que < derribar la pared > que se ha levantado a lo largo de los años, no es un proceso fácil.

 

Una vez derrumbada la pared se establece una comunicación directa entre los planes de la compañía y los planes de SI.

 

Cabe también destacar que en este nuevo estadio de desarrollo de la planificación de SI, el papel de responsable de los mismos ha cambiado completamente con respecto al papel tradicional que desarrollaba cuando existía la pared de por medio. Antes el responsable de SI asignaba los recursos de que disponía entre las diferentes solicitudes de los usuarios según su propio parecer, más o menos influido por los propios usuarios o por la dirección general; ahora se ha convertido en un coordinador del equipo interdepartamental que elabora la propuesta de Plan de Sistemas. Esta propuesta, una vez aprobada por el más alto estamento de la compañía, fija los presupuestos de SI, las aplicaciones a desarrollar en el periodo presupuestario y las políticas de asignación de los recursos que puedan seguir a cargo del responsable de SI, por ejemplo mantenimiento.

 

Fase IV: Independencia estrategia de la compañía-TI/SI

 

Es de difícil implementación si no existe: 1) Una cultura en la organización que sea sensible al potencial de las tecnologías de la información, y 2) Un conocimiento en el departamento de SI de los objetivos de la empresa

 

UN PROCEDIMENTO DE PLANIFICACION DE TI/SI A PARTIR DE LA ESTRATEGIA DEL NEGOCIO

 

·        La prioridad de cada proyecto.

 

 

Es importante observar que el convenio del Plan de TI/SI es muy poco tecnológico. Los detalles tecnológicos se incluyen sólo cuando es estrictamente necesario. La perspectiva bajo la que se elabora el Plan de TI/SI es fundamentalmente una perspectiva de negocio, no una perspectiva tecnológica.

 

 

Esquema general del procedimiento:

 

 

 

 

Las fases principales del procedimiento de planificación son las siguientes:

 

Fase I: Presentación y compromiso del equipo

Esta fase esta dedicada a constituir el equipo de trabajo que llevará a cabo el esfuerzo de planificación y su presentación a la organización.

 

Fase II: Descripción de la fase actual

Describir la situación de la compañía desde dos dimensiones.

- El negocio

- Los problemas existentes

 

Fase III: Elaboración del Plan de TI/SI

Documentar las necesidades del negocio y formular propuestas de actuación que incidan de manera directa en las líneas estratégicas más importantes de la compañía. El plan es aprobado por el comité de sistemas.

 

Fases IV: Programación de actividades

En esta fase se detallan de manera específica las acciones en forma de proyectos que se llevarán a cabo durante el primer año de vigencia del Plan.

 

Características de los procedimientos de planificación de SI que parten de la estrategia de negocio

 

 

 

El análisis coste-beneficio se hace en dos fases y por distintas personas: el coste es estimado por personal del departamento de SI (técnico), y el beneficio por personal de negocio, idealmente en un marco estratégico.

 

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